| |
 |
Opinia Consultantului
Cum sa te pregatesti pentru IT |
|
Analiza strategica si planificarea implementarii si inainte de o implementare ERP reprezinta 60-70% din costul unui proiect reusit. Am fi cu totii mai fericiti daca acesti doi pasi ar fi respectati - implementatori, clienti si consultanti impreuna. Din pacate insa, exista inca multe companii care cred ca IT-ul le va rezolva toate problemele, printr-o miraculoasa implementare care le va salva si timp, si bani. In acest articol vom incerca sa demontam cateva mituri legate de implementarile IT.
Cea mai mare provocare pe care o vei intampina in orice implementare IT este teama fireasca de schimbare a fiecaruia din noi. Majoritatea celor pusi in fata unei implementari au tendinta de a o lua la fuga mancand pamantul. In general, decizia de a implementa un nou sistem ERP, software de payroll, un sistem de raportare bancara sau alt software pentru a creste productivitatea unei companii ar trebui sa fie intotdeauna pus in balanta cu analiza riscului pe care fiecare alegere il implica. In primul rand, prezinta sistemul cu beneficiile pe care le aduce si nu evita sa vorbesti despre greutati. Pare greu de crezut, dar oamenii vor intelege.
Fii constient de faptul ca IT-ul nu este vinovat de (chiar) toate procesele care merg prost. Daca ideea e de a implementa IT pentru a optimiza procesele, pentru a imbunatati lucrurile si pentru a le face sa se miste mai repede decat s-ar misca daca nu ai implementa nimic, poate ar fi mai usor sa creezi o alta companie. E acelasi lucru ca si in cazul strategiei: daca stii de unde pleci si incotro te indrepti, ai facut deja jumatate de drum. Fii sigur ca tu si echipa ta fixati obiective de business specifice si masurabile, cum ar fi de ce si in ce context se implementeaza IT. Strategia de business pe termen lung si obiectivele specifice (cum ar fi de pilda expansiunea in strainatate, deschiderea de noi unitati de business, etc.) ar trebui sa joace un rol principal in justificarea efortului de a implementa un ERP sau orice sistem IT (SFA, CRM etc). Planifica durata, costul si calitatea proiectului inainte de a incepe si asigura-te ca afacerea merge bine inainte de implementare. Pentru un implementator
IT este mult mai usor sa adapteze procesele voastre la software-ul sau decat invers.
Oamenii care se vor ocupa de proiect pot sa faca diferenta (dupa cum am vazut in "La cine sa te astepti cand implementezi IT"). O intrebare recenta pe un forum viza exact acest aspect: "In prezent implementez ERP X si nu stiu ce sa fac sau cum sa transform echipa care imi sustine cele 20 de sisteme vechi intr-o echipa care sustine un ERP nou. Cu ce probleme ne vom confrunta, cum se structureaza echipa? Ce roluri existente se pliaza pe ce roluri ale viitorului sistem?" Ar fi bine sa ai o idee despre cum va arata viitorul departament de suport cu mult inainte de implementare, pentru a evita rotatia masiva a personalului. Cei care s-au ocupat de vechile sisteme informatice vor juca un rol esential in migrarea datelor de pilda. Asigurati-va ca ii pastrezi aproape, introducand pachete compensatorii si oferindu-le training pentru noile roluri. O optiune buna este sa uniti echipa de IT intr-o echipa de servicii multifunctionala, care sa asiste consultantii de implementare. Introducerea unui centru de competente IT ar putea sa isi demonstreze utilitatea in retinerea talentelor si in folosirea competentelor lor pentru noul ERP.
Investeste din timp in educatie si training: atat cursurile academice, cat si studiul individual sunt de nepretuit. Utilizatorii-cheie sunt cei care stiu procesele de la un capat la celalalt si vor fi capabili sa ofere ulterior explicatii pertinente utilizatorilor finali. Este o eroare frecventa aceea de a considera ca "utilizator-cheie" doar pe managerul de departament. Acesta poate fi un utilizator-cheie, indicat insa ar fi sa alegi si oameni care inteleg procesele de business si modul in care ele vor fi sustinute de tehnologie.
Va fi esential sa identificati cine sunt proprietarii de procese, asa-numitii "data owners". In prima saptamana dupa inceperea proiectului ar trebui sa fie identificati si apoi marcata formal responsabilitatea lor pentru pentru datele si procesele pe care le gestioneaza. Acest lucru va fi de folos in viitor la migrarea datelor si la identificarea si maparea in sistem a asa-numitelor data objects1. De multe ori, se intampla ca cei responsabili de anumite aspecte din proiectele noastre sa nu fie disponibili atat de mult precum isi doreau sau sa nu poata asigura expertiza necesara desfasurarii proiectului.
In etapele urmatoare ale proiectului, o demonstratie intr-o sala de conferinte este foarte utila in simularea modului in care afacerea voastra se va comporta dupa instalarea sistemului ales. Cea mai buna sugestie pe care pot sa o ofer este sa generati scenarii de afaceri pe care sa le simulati. Daca aveti dubii legate de valabilitatea proceselor, rugati-va consultantii sa le explice direct in mediul de testare ERP, cu o diagrama de procese alaturi. Riscul este sa pierdeti trei zile in compania unor ecrane aiuritoare, cu casute de completat si liste drop-down.
Exista intotdeauna posibilitatea ca furnizorul sa livreze ineficient. Daca nu aveti alaturi un reprezentant al businessului (un manager de proiect propriu) si o urmarire permanenta a termenelor, implementarea ar putea sa dureze cu cel putin 50% mai mult decat planificarea initiala. Deoarece efectele asupra costurilor si oamenilor nu sunt de neglijat, este recomandabil sa luati in calcul gestionarea riscurilor potentiale asociate cu furnizorul de IT sau cu implementatorul.
Nu toata lumea dintr-un department suport trebuie sa fie capabila sa faca totul. Am fi cu totii absolventi de scoala de magie daca ar fi asa. Impartirea rolurilor va tine cont de felul in care implementarea a fost facuta. Transfera cat mai multe cunostinte din perspectiva functionala - si intreaba-te de ce lucrurile au fost configurate astfel si nu in oricare alt mod; asta va oferi mai multe informatii echipei suport decat orice altceva.
E nevoie de un mediu de testare care sa poata fi folosit de programatori. Ei vor trebui sa testeze programele, noile lansari, sa repare erorile etc. Aceasta se traduce intr-un set propriu de programe si baze de date. De asemenea, va fi nevoie de un mediu de training cu setari, procese si parametri identici cu cei ai sistemului de productie (in afara de cazul cand vreti sa faceti schimbari frecvente)., de baze de date separate pentru utilizatori, si de multa rabdare pentru a le gestiona in paralel,
Daca simti deja ca te ia cu ameteala doar ideea acestor pasi pe care ii vei parcurge in implementarea sistemului IT, nu ezita sa ceri ajutor. Multi clienti apeleaza la consultanti doar dupa ce realizeaza ca ceva e in neregula cu penele de curent permanente si fata dezolata a celor de la IT (presupunand ca nu au propria echipa de implementare care a beneficiat de training in domeniu). Este util ca managementul sa se concentreze asupra proceselor de baza ale implementarii (optimizarea proceselor, migrarea datelor din sistemele vechi, gestiunea responsabilitatilor si trainingul personalului) si sa angajezi pe cineva care sa va ajute cu celelalte probleme precum planurile de continuitate ale personalului, gestiunea tuturor subproiectelor si planurile de succesiune.
1Obiect informational, sub forma de document, tabel, grupuri de documente sau tabele etc.
Dana Timar
Consultant Ensight
|
|
|
|
|
| |
| |
|
| |
| BRIEF
LEGISLATIV |
Cat
de mult influenteaza schimbarea mediului legislativ
afacerile companiei in care lucrezi? Esti la curent
cu toata legislatia si modalitatile ei de aplicare?
Echipa Ensight iti comenteaza si analizeaza toate
legile noi aparute in Brieful Legislativ. |
Aboneaza-te
gratuit acum.
|
| |
| RECOMANDA |
| Crezi ca unul dintre prietenii sau colegii tai este interesat de informatiile pe care le ofera Ensight? Atunci trimite-i acest newsletter! |
Click aici.
|
| |
| ABONEAZA-TE |
| Daca
ai primit acest newsletter de la un prieten si doresti
sa te abonezi, click
aici. |
| |
| FIINDCA NE PASA |
Scopul acestui newsletter este de a-ti aduce informatii relevante pentru tine, din domeniile IT, financiar, legal si management.
Te rugam sa raspunzi la acest sondaj pentru a ne ajuta sa intelegem mai bine ce este relevant pentru tine. |
| |
| DESPRE NOI |
Suntem
leaderul local al pietei de consultanta in management,
avand o echipa
de profesionisti cu viziune globala si oferind
solutii
integrate de business.
Independenti, neafiliati, beneficiem de experienta internationala solida si pluridisciplinara a angajatilor nostri. |
| |
|
