| |
 |
Opinia Consultantului
Cum sa implementezi IT ca sa si functioneze |
|
Multi dintre clientii nostri au venit catre noi in cautarea unor raspunsuri - cum sa implementeze sisteme IT, astfel incat sa obtina beneficii fara a complica viata organizatiei. Din cauza implicatiilor financiare si a celor la nivel uman, pe care le implica orice implementare IT, atentia trebuie sa fie indreptata mai ales catre acele procese legate critic de aceste doua aspecte. In acest articol voi delimita unele din cele mai des intalnite probleme in implementarile de sisteme IT si posibilele lor solutii, pentru ca totul sa mearga bine.
Cunoasteti-va strategia. In primul rand, este esential sa stiti de ce si cum planuiti sa implementati sistemul IT; cum se integreaza acest plan in strategia de ansamblu, atat IT, cat si de dezvoltare de business a organizatiei. Doar dupa ce aceasta directie e trasata puteti decide ce sistem este cel mai bun pentru dumneavoastra.
Comunicati planul. Pregatiti-va pentru o comunicare la toate nivelurile organizatiei. Nu presupuneti ca simpla informare referitoare la implementarea noului sistem va determina un val de ovatii printre oamenii din organizatie. Tehnologia noua in general suna rau, pentru ca e principala cauza ce determina frica de schimbare, frica de pierdere a locului de munca si frica de a nu putea indeplini asteptarile (modificate) pe care le are organizatia.
Pregatiti un plan detaliat de comunicare si schitati toate activitatile de comunicare pe care le veti angaja. Acest lucru include livrabile de comunicare, cum ar fi brosuri, postere si modele de scrisori oficiale. Toate materialele vor fi prezentate catre managementul superior si aprobate, inainte de a lansa in executie planul.
Instruiti utilizatorii. E important sa va asigurati ca aveti definite responsabilitatile tuturor utilizatorilor noului sistem si ca toti urmeaza sa fie invatati sa-l foloseasca. Nu are rost sa fie instruiti toti angajatii in utilizarea sistemului, daca nu au un rol activ in el. Efortul de training devine considerabil odata cu depasirea unui anumit numar de utilizatori.
Atentie la buget. E un lucru sa mergi la cumparaturi si sa nu ai bani pentru inca un pachet de biscuiti si cu totul altul sa ai nevoie de 16 servere si buget doar pentru 14... Limitarile financiare sunt intotdeauna neplacute, asa ca va fi nevoie sa aveti tot timpul informatiile legate de proiectia financiara a proiectului. In general, aceasta se reduce la o balanta simpla: calitate versus livrare la timp. Daca organizatia dumneavoastra insista asupra unei livrari rapide, pregatiti-va sa gasiti cele mai bune resurse si asteptati-va la costuri mai mari; insa, daca se doreste pastrarea unor costuri cat mai scazute, macar asigurati-va ca zonele critice sunt acoperite, inainte de a reduce alte costuri ale proiectului (cum ar fi comunicarea si marketingul sau trainingul in etape).
Pastrati in permanenta o buna legatura cu furnizorul solutiei IT. Multe proiecte IT esueaza din cauza incapacitatii furnizorului de IT de a livra la timp si in limitele bugetului. Intr-un proiect IT, clientii, in general, se asteapta ca furnizorul de IT sa participe la implementare cu un manager de proiect propriu, care sa gestioneze activitatea pe baza unui singur plan de proiect, agreat in comun cu organizatia-beneficiara. Este recomandabil ca si organizatia in care se implementeaza noul sistem sa aiba un manager de proiect propriu, pentru a coordona toate resursele interne, astfel incat implementarea sa fie un succes.
Succesul in testele de acceptanta. Multe proiecte IT nici macar nu mai ajung sa fie implementate, deoarece nu trec de testul de acceptanta al utilizatorilor. Se poate ca business-ul sa aiba asteptari mult prea mari de la sistem, mai ales in privinta unor aspecte care au sanse mici de reusita (spre exemplu conectivitate 24/7 via GPRS intr-o zona geografica izolata). Criteriile verificate in testele de acceptanta a sistemului ar trebui sa functioneze la sau peste nivelul asteptat pentru anumite zone critice. Fiti atenti insa, pentru ca, daca va pierdeti in detalii, puteti fi siguri ca implementarea nici macar nu va incepe.
Demonstrati beneficiile cuantificabile ale implementarii. Orice strategie organizationala generala, presupune existenta un business case1 rezonabil care garanteaza macar ca obiectivele implementarii sunt setate SMART. Asigurati-va ca in business case-ul vostru beneficiile sunt demonstrate tangibil si furnizati cifre care sa arate ca noul sistem va ajuta organizatia sa fie mai profitabila, sa reduca pierderile sau sa imbunatateasca eficienta generala.
Asigurati-va ca aveti sprijin din partea top managementului pentru implementare. In general, din cauza costurilor mari pe care le angreneaza, orice implementare de sisteme IT este considerata un proiect important de investitii. Ca urmare este monitorizat, fie prin biroul central de gestiune a proiectelor, fie direct, managerul de proiect fiind cel care raporteaza direct catre top management starea si rezultatele proiectului. Absenta sprijinului din partea top managementului poate duce la: lipsa de putere in obtinerea anumitor resurse necesare in proiect, blocarea resurselor financiare (prin nesemnarea cheltuielilor de proiect) sau oprirea intregului proiect, daca nu trece de criteriile de acceptanta pentru organizatie.
Sprijinul managementului de top poate fi asigurat prin scrierea si sustinerea unui business case sanatos si prin implicarea si informarea lui permanenta in procesul de luare de decizie pe proiect,.
Recrutati si retineti persoanele talentate. Acesta este un aspect critic al oricarei implementari IT si se refera in principal la personalul din organizatie. Companiile care implementeaza sisteme IT uita in general sa isi consolideze capacitatea interna de a pastra sistemul in functiune, dupa ce acesta a fost implementat. Multe dintre persoanele prezente deja in organizatie au cunostinte suficiente pentru a face fata implementarii noului sistem IT, insa au nevoie de sustinere interna, din partea propriei organizatii, si externa, din partea consultantilor de implementare, pentru a putea realiza tranzitia catre o organizatie IT. Datorita faptului ca oamenilor le este teama de schimbare si de tehnologie in general, aceasta tranzitie trebuie permanent sprijinita de management si de consultantii de implementare, prin cursuri de intelegere a proceselor noi si de cunoastere a schimbarilor petrecute in organizatie, masuri prin care se elimina teama de nou si se faciliteaza integrarea angajatilor in noua - veche organizatie.
Orice implementare de IT are propriile particularitati, asa ca asigurati-va ca le intelegeti si sunteti pregatiti pentru ele inainte de a trece la pasul urmator. Amintiti-va insa: implementarea IT nu inseamna doar tehnologie, afacerea este cea care trebuie sa determine utilizarea sistemelor si nu invers. Singura valoare adaugata peste toate acestea vine din partea oamenilor.
Dana Timar,
Consultant Ensight
1Plan de business: document pregatit pentru a justifica angajamentul organizatiei intr-un proiect.
|
|
|
|
|
| |
| |
|
| |
| BRIEF
LEGISLATIV |
Cat
de mult influenteaza schimbarea mediului legislativ
afacerile companiei in care lucrezi? Esti la curent
cu toata legislatia si modalitatile ei de aplicare?
Echipa Ensight iti comenteaza si analizeaza toate
legile noi aparute in Brieful Legislativ. |
Aboneaza-te
gratuit acum.
|
| |
| RECOMANDA |
| Crezi ca unul dintre prietenii sau colegii tai este interesat de informatiile pe care le ofera Ensight? Atunci trimite-i acest newsletter! |
Click aici.
|
| |
| ABONEAZA-TE |
| Daca
ai primit acest newsletter de la un prieten si doresti
sa te abonezi, click
aici. |
| |
| FIINDCA NE PASA |
Scopul acestui newsletter este de a-ti aduce informatii relevante pentru tine, din domeniile IT, financiar, legal si management.
Te rugam sa raspunzi la acest sondaj pentru a ne ajuta sa intelegem mai bine ce este relevant pentru tine. |
| |
| DESPRE NOI |
Suntem
leaderul local al pietei de consultanta in management,
avand o echipa
de profesionisti cu viziune globala si oferind
solutii
integrate de business.
Independenti, neafiliati, beneficiem de experienta internationala solida si pluridisciplinara a angajatilor nostri. |
| |
|
