| |
 |
 |
Tendinte
Cum si de ce sa eficientizezi gestiunea cererii |
|
Radu Ciobanu Cociasu
Manager
Ensight Management Consulting
Avem in sange dorinta de consum. Tot timpul vrem mai mult, mai mare, mai scump. Aceasta dorinta de consum este atat de puternica, incat, de multe ori, nu se mai face diferenta intre portofelul propriu si cel al companiei pentru care lucram. De cate ori nu s-a intamplat sa spunem: "Imi trebuie 5, dar mai bine comand 50". Stim foarte bine ca Sefu' taie din cerere, asa din principiu, ca oricum se livreaza tarziu, si ca oricum e mai bine sa ai mai mult decat deloc. Aceasta situatie a functionat foarte bine pana acum, in conditiile in care banii inundau piata si orice produs isi gasea cumparatorul, la aproape orice pret.
Acum incep problemele!
Banii au disparut din piata, de parca au fost stransi cu aspiratorul, produsele se vand din ce in ce mai greu, iar bancile sunt extrem de zgarcite. Ce inseamna asta? Ca banii investiti in stocurile necesare productiei nu se mai intorc atat de repede sub forma de incasari din vanzari. Iar furnizorii ne cer banii pe care li-i datoram. Si uite asa, din comanda interna, in comanda interna, ne trezim cu stocuri gigantice care ne sugruma afacerea.
De aici vin intrebarile: "Vrem, da' stim ce? Vrem, da' stim cand? Vrem, da' stim cat? Vrem, da' stim unde?". Poate parea ciudat, dar multe din problemele finaciare ale unei companii vin exact din faptul ca, de multe ori, procesul de gestiune a cererilor este total neglijat.
Sa incepem cu inceputul: ce este gestiunea cererii? Gestiune cererii este acea parte a fluxului de achizitii in care formalizam nevoia interna, astfel incat departamentul Achizitii sa aiba suficiente informatii valide si validate pentru a cumpara ceea ce ne dorim.
Gestiunea cererii: planificare, specificare, consolidare si executare
Ce inseamna asta? Inseamna ca trebuie sa privim aceasta activitate de gestiune a cererii cu maxima seriozitate in toate cele patru subprocese: planificare, specificare, consolidare si executare.
Planificarea corecta a nevoilor permite, pe de o parte, beneficiarului intern sa isi stabileasca activitatile viitoare in functie de momentul in care primeste produsele sau serviciile solicitate, si pe de alta parte le permite celor din departamentele de achizitii sa prioritizeze activitatea, astfel incat sa cumpere ce avem nevoie, cat avem nevoie, cand avem nevoie.
Planificarea trebuie permanent actualizata, in functie de planul de activitate al companiei, astfel incat sa nu crestem inutil stocurile si sa blocam sume uriase de bani.
Specificarea nevoilor este unul dintre cei mai importanti pasi din procesul de gestiune a cererii. Sa nu uitam ca daca nu spunem exact ce vrem, s-ar putea sa primim atceva. Pentru a evita aceasta situatie trebuie sa facem specificatiile tehnice cat mai clare si cat mai neutre. Clare, pentru a permite celor care cumpara sa inteleaga exact ce trebuie sa cumpere, fara sa fie experti in domeniu. Neutre, pentru a nu influenta prin constrangeri tehnice procesul de achizitie. O specificare corecta a nevoilor permite evitarea situatiilor in care receptionam materiale de care nu avem nevoie si care imobilizeaza inutil fonduri.
Consolidarea nevoilor interne produce avantaje financiare uriase
Consolidarea nevoilor interne este pasul care presupune organizare si disciplina. Pentru a putea face acest pas, trebuie sa dezvoltam fluxuri de documente (ce pot fi electronice) care sa permita centralizarea nevoilor transversale din cadrul unei companii. Prin nevoi transversale intelegem acele nevoi care vizeaza mai mult de o singura unitate organizationala dintr-o companie. Este recomandabil sa se ocupe de consolidare o persoana care sa poata vedea ansamblul cererilor punctuale si sa aiba capacitatea de a le uniformiza, atunci cand exista diferente nesemnificative in specificatiile tehnice. Asistenta unor sisteme performante poate creste semnificativ eficienta. Prin gestionarea corecta a acestei etape putem genera avantaje financiare uriase companiei noastre.
Executarea cererii este pasul care presupune punerea cap la cap a informatiilor primare, inainte de trimiterea cererii pe circuitul de aprobare interna. Aceasta activitate este cea care influenteaza foarte mult durata procesului de gestiune a cererii deoarece presupune validarea interna a nevoilor. Aceasta validare trebuie sa tina cont de nevoia reala, de disponibilitatile bugetare si sa fie suficient de rapida pentru a nu crea blocaje de activitate care pot afecta negativ sanatatea financiara a companiei. In companiile cu procese agresive si volume mari adaptarea nivelelor de aprobare necesare la riscurile implicate (valoare, volum, cash out) si implementarea procedurilor de semnatura electronica sunt esentiale pentru a asigura un nivel de stoc operational rezonabil, in conditii minime de risc. Orice zi castigata in procesul de emitere a comenzii inseamna stocuri mai mici si disponibilitate mai mare, ceea ce inseamna venituri mai mari si cheltuieli mai mici.
Gestiunea corecta a cererii genereaza cashflow si disponibilitate
Respectand aceste reguli, cererea este transmisa eficient catre departamentul responsabil cu achizitiile, astfel incat sa primim la timp ceea ce ne trebuie. In cazul cererilor repetitive, in cadrul contractelor de lunga durata (frame contracts), procedurile de comanda pot fi de tip "call off", fara implicarea obligatorie a departamentului de achizitii dupa ce negocierile si contractul s-au finalizat. Si in acest context sistemele pot acorda o asistenta semnificativa, atat in ceea ce priveste alocarea cererii catre furnizorul principal in acel moment, cat si comunicatia cu acesta, care poate fi integrata.
Majoritatea companiilor care solicita consultanta au investit masiv in organizarea sau reorganizarea activitatilor de achizitii, pentru a controla modul in care se cumpara, si a celor de logistica, pentru gestiunea stocurilor, dar nu au acordat aproape deloc atentie modului in care se realizeaza si se aproba cererile. Un astfel de proiect poate avea impact major in companie, presupunand de cele mai multe ori transformari, atat din punct de vedere operational cat si din punct de vedere organizational.
Pentru a sintetiza, gestiunea cererii se reduce la patru cuvinte: ce, cand, cat si unde. Si are impact in cel putin doua aspecte esentiale: cashflow si disponibilitate.
|
|
|
|
|
| |
| |
|
| |
| IN
ACEST NUMAR: |
|
| |
| OPORTUNITATI ANGAJARE |
| Afla care sunt oportunitatile de angajare, in acest moment, in cadrul companiei Ensight. |
| |
| RECOMANDA |
| Crezi ca unul dintre prietenii sau colegii tai este interesat de informatiile pe care le ofera Ensight? Atunci trimite-i Ensight Business Report! |
Click aici.
|
| |
| ABONEAZA-TE |
| Daca
ai primit Ensight Business Report de la un prieten si doresti
sa te abonezi, click
aici. |
| |
| DESPRE NOI |
Suntem
leaderul local al pietei de consultanta in management,
avand o echipa
de profesionisti cu viziune globala si oferind
solutii
integrate de business.
Independenti, neafiliati, beneficiem de experienta internationala solida si pluridisciplinara a angajatilor nostri. |
| |
|
