RPA – o nouă “revoluție” sau doar un alt fel de automatizare?

Articol realizat de Ion Ghimbovschi, Manager Ensight Management Consulting

În momentul în care este lansat un nou (sau « nou ») concept de management/o nouă tehnologie, apar valuri de entuziasm. Uneori entuziasmul este de durată, susținut de performanța conceptului/tehnologiei, alteori dispare rapid în negura uitării.

Robotics Process Automation (RPA) este acum pe acest val, împins de sumele imense ale investitorilor care speră să fi descoperit noua soluție magică generatoare de profit. La polul opus, potențialii clienți – CxO/ manageri – au un mare semn de întrebare. Care parte din RPA este doar marketing și care este valoarea reală pentru o organizație?

Rezultatul unui mini-sondaj realizat de noi pe social media, în linii mari, mi se pare relevant pentru a înțelege percepția mediului de afaceri din România legat de RPA.

RPA este clar un subiect de interes. Încă nu toată lumea cunoaște conceptul, dar este o etapă care va trece. RPA este un mod de automatizare a proceselor de afaceri care are beneficii și avantaje clare, inclusiv față de soluțiile de automatizare tradiționale (de. ex. sisteme informatice integrate de tip ERP, CRM) :

  • Automatizare selectivă a pașilor de proces și durata scurtă de implementare cu impact minim sau zero asupra parcului de aplicații IT existente
  • Posibilitatea de a funcționa 24/24 asemenea unui angajat normal, cu performanță mult mai mare, calitate garantată 100%, fără să obosească și fără să ceară ore suplimentare

Este combinația avantajelor de mai sus care fac din soluția RPA să fie prietenul oricărui manager. Cine nu și-ar dori ca în 2-4 săptămâni (fără să-ți pui departamentul IT în cap) activitățile mecanice X, Y și Z care ocupă 100 de ore/lună din timpul unor salariați inteligenți să fie realizate peste noapte de către un roboțel?

Singurele constrângeri importante pentru implementarea RPA sunt:

  • Gradul ridicat de potrivire a procesului țintă cu modelul « standard » de proces automatizabil prin RPA (de ex. proces cu reguli foarte clare/standardizat, date de intrare în format electronic)
  • Fiabilitatea economică – costurile de dezvoltare și mentenanță să fie ok comparativ cu beneficiile obținute

Împinși de noutatea subiectului și avantajele potențiale, mulți manageri sunt tentați să testeze tehnologia RPA. Însă pe termen scurt și mediu RPA va rămâne în România doar un alt fel de automatizare care trebuie gestionată ca atare.

Acest lucru este cauzat în special de costurile de exploatare asociate. Costurile sunt mai mici decât la alte tipuri de automatizări, dar și ele trebuie compensate cu beneficii generate de multiple automatizări. În plus, ca orice tehnologie nouă, RPA necesită dezvoltarea și păstrarea unor angajați cu competențele specifice pentru a asigura mentenanța soluțiilor RPA. Deseori acest mic aspect « administrativ » sabotează eficiența soluțiilor IT.

Ca și orice altă automatizare, Robotics Process Automation trebuie să fie rezultatul optimizării proceselor. Dacă am activități fără valoare adăugată, la început ar trebui să văd dacă sunt consecința unor cauze ascunse și dacă ar putea fi eliminate. Doar dacă nu am o soluție managerială sau sunt presat de timp este ok să trec la ajustarea procesului pentru automatizarea ineficiențelor. De altfel, majoritatea metodologiilor realizate de producătorii de RPA insistă pe optimizarea proceselor pentru a crește șansele de reușită ale automatizării acestora și a asigura eficacitatea acestora.

Dar RPA are ceva în plus față de restul tipurilor de automatizare de procese și acel ceva este descris chiar în definiția sa – RPA emulează acțiunile unui om pentru sarcinile repetitive efectuate în fața calculatorului. Această caracteristică va fi tot mai importantă odată cu scăderea costurilor de exploatare a soluțiilor RPA.

RPA are potențialul de a revoluționa modul în care companiile utilizează resursele umane în activități de birou. Este similar cu efectul pe care l-au avut roboții industriali pe liniile de producție.

Vor mai trece ani până când companiile din România vor ajunge la acest nivel. Deocamdată, doar futurista Japonie are exemple de companii care au alocat câte un roboțel pentru fiecare angajat pentru a-l ajuta pe acesta să se concentreze pe sarcini mai inteligente/ creative și a-i da mai mult timp liber.

Concluzia de astăzi este că soluțiile RPA vor rămâne încă ani buni în lista de tehnologii utile business-ului. Cei care vor încerca RPA mai devreme vor avea experiența necesară să folosească noua tehnologie pentru a fi mai competitivi în viitor.